Logiciel de location de matériel : gérer la location ou gérer l’entretien ?

Deux familles d’outils derrière la même recherche

Le mot « location » mélange deux besoins. Le premier est commercial : savoir quelle machine est réservée pour quel client, établir le contrat et facturer. Le second est technique : savoir dans quel état la machine revient, si elle est à jour de ses contrôles, et quand elle peut repartir.

Ce que fait un logiciel de gestion de location

C’est un outil de gestion commerciale. En général, il couvre le parcours du client, de la demande à la facture. Trackary n’en fait pas partie.

• Planning des réservations et disponibilité commerciale des machines
• Devis, contrats et conditions de location
• Livraisons et retours planifiés
• Facturation et suivi des paiements

Ce que fait un logiciel de maintenance du parc loué

Un loueur remet ses machines à des clients différents, souvent sur des chantiers éloignés. Entre deux locations, chaque machine doit être contrôlée, réparée si besoin et rester à jour de ses vérifications. Un logiciel de maintenance du parc garde la trace de tout cela, machine par machine.

• Contrôle au retour de la machine, avec les points à vérifier que vous définissez
• Anomalies signalées avec photo et gravité, suivies jusqu’à la remise en service
• Échéances de VGP et d’entretien, avec alertes avant la date
• Compteur d’heures et entretien selon l’usage
• Historique complet de chaque machine, de l’entretien aux rapports d’intervention

Pourquoi un loueur doit soigner la partie technique

Un loueur doit pouvoir prouver que son matériel est à jour de ses vérifications. Pour un appareil de levage d’occasion loué qui ne nécessite pas de support particulier, l’arrêté du 1er mars 2004 (article 15) prévoit que le chef d’établissement utilisateur s’assure auprès du loueur que les vérifications de mise en service et les vérifications générales périodiques ont été effectuées. Il prévoit aussi que soient placés sur l’appareil, ou à proximité, la notice d’instructions, les copies des rapports de première mise en service et de la dernière vérification périodique, ainsi que l’historique des vérifications périodiques.

La brochure INRS ED 6339 décrit les documents à mettre à disposition du locataire, notamment la copie du rapport de première mise en service, celle du dernier rapport de vérification périodique et la notice d’instructions. Elle ajoute que, si le matériel loué est entretenu par l’entreprise utilisatrice, le carnet de maintenance doit être mis à disposition en plus.

Un loueur qui suit ses échéances et ses rapports machine par machine répond vite à cette demande. C’est une organisation technique qu’un logiciel de location ne couvre pas forcément. Pour votre cas précis, vérifiez les règles applicables avec votre organisme de contrôle.

Quand un loueur a besoin des deux outils

Les deux familles se complètent. Voici un déroulé type pour une machine louée :

1. Le logiciel de location gère la réservation, le contrat et la facture.
2. Avant le départ, le dossier de la machine (VGP à jour, rapports, notice) est vérifié dans l’outil de maintenance.
3. Au retour, un contrôle est fait et les anomalies sont notées avec photo et gravité.
4. Si besoin, une intervention est planifiée et un technicien est affecté ; la machine repart quand l’anomalie est traitée.
5. La date de la prochaine VGP est surveillée pour ne jamais louer un appareil hors échéance (qui fait quoi entre loueur et client : VGP du matériel loué).

Ce que Trackary couvre pour un loueur, et ce qu’il ne fait pas

Trackary couvre la partie technique du parc : fiche par engin, compteurs d’heures, contrôles et échéances configurables (VGP et autres) avec alertes, anomalies signalées du terrain avec photo et gravité, planning des interventions avec affectation des techniciens, application mobile pour le terrain, rapports d’intervention et carnet d’entretien par engin. Trackary coûte 14 € HT par engin actif et par mois (11 € au-delà de 50 engins), utilisateurs illimités, avec 30 jours d’essai gratuit, sans carte bancaire.

La location n’est pas le cœur de Trackary : pas de devis ni de facturation. Il propose des étiquettes QR ; il ne lit pas de boîtier télématique ni de GPS. Il ne réalise pas les VGP et ne certifie rien : ce contrôle reste fait par un organisme de contrôle ou une personne qualifiée, et la responsabilité reste celle de l’employeur.

Si vous utilisez déjà un logiciel de location, parlez-en lors de la démo pour voir comment organiser le travail entre les deux outils. Pour le matériel ferroviaire, le guide logiciel de location d’engins rail-route décrit le dossier de départ et de retour, et la check-list de location d’un engin rail-route en donne les points de contrôle. Pour comparer les outils de suivi de parc, voir logiciel de gestion de parc matériel ; pour les échéances de contrôle, logiciel de suivi des VGP.

Comment choisir en cinq questions

1. Quel est votre problème principal : facturer, ou garder le parc en état ?
2. Que doit sortir de l’outil : un contrat et une facture, ou une liste d’échéances et un historique ?
3. Les VGP, les contrôles de retour et les anomalies avec photo sont-ils couverts, y compris sur un chantier sans réseau ?
4. L’éditeur peut-il vous montrer l’outil sur vos propres machines, pendant une démonstration ?
5. Pouvez-vous l’essayer d’abord sur un petit lot de machines avant de tout migrer ?