Sécurité des données : où sont vos données et qui y accède ?

Où sont hébergées vos données ?

La base de données et les serveurs de Trackary sont loués à netcup GmbH, en Allemagne (Nuremberg), dans l’Union européenne, sans transfert hors de l’UE. Les fichiers (documents, photos) et les sauvegardes chiffrées sont stockés chez Cloudflare (stockage objet R2) ; les fichiers de production sont conservés en Europe.

Tous les échanges avec Trackary passent par HTTPS, une connexion chiffrée (protocole TLS). Le serveur impose aussi HSTS : votre navigateur n’utilise alors que des connexions chiffrées.

Chaque donnée porte l’identifiant de son organisation. La base PostgreSQL applique une sécurité au niveau des lignes (RLS, pour « row-level security ») : une organisation ne peut pas lire les données d’une autre. Documents et photos sont rangés à part pour chaque organisation et s’ouvrent par des liens valables quelques minutes.

Qui peut accéder à vos données ?

Dans l’application, les droits dépendent du rôle : propriétaire, administrateur ou membre. Chez The Level Code, les accès sont restreints :

• les serveurs de production ne sont accessibles que par clé SSH (une clé de connexion sécurisée), par un accès qui n’est pas exposé publiquement ;
• les secrets de production (clés et mots de passe techniques) ne sont lisibles que par le compte d’exploitation ; leurs copies de secours sont chiffrées ;
• la console d’administration et les tâches de fond passent par un rôle distinct ; chaque accès est journalisé avec son motif ;
• un journal d’audit enregistre les actions sensibles ; il fonctionne en ajout seul : il n’est ni modifiable ni effaçable, sauf en supprimant l’organisation.
• pour vous connecter : un mot de passe d’au moins 8 caractères, enregistré sous une forme qui ne permet pas de le relire, ou un code à 6 chiffres envoyé par courriel, valable 10 minutes, avec 5 essais au plus ;
• les clés d’accès API que vous créez sont conservées sous une forme qui ne permet pas de les relire.

Sous-traitants et RGPD

Le RGPD (règlement général sur la protection des données) distingue deux rôles. Pour les données que votre organisation saisit (engins, interventions, rapports, pointage…), votre organisation est responsable du traitement et The Level Code est son sous-traitant, au sens de l’article 28. Pour les données de votre compte, The Level Code est responsable du traitement. Ce cadre est écrit dans l’accord de traitement des données, accepté à la création de l’organisation.

Voici la liste complète des sous-traitants ultérieurs (les prestataires qui traitent des données pour Trackary). Les clauses contractuelles types sont un contrat type de la Commission européenne qui encadre un transfert hors de l’UE. Tout ajout ou remplacement est annoncé par courriel 30 jours avant ; votre organisation peut s’y opposer et, à défaut d’accord, résilier sans pénalité.

Trackary IA : ce qui part chez OpenAI

Trackary IA utilise les modèles de langage d’OpenAI (États-Unis). Hors transcription de la voix, Trackary demande à OpenAI de ne pas conserver les réponses. OpenAI peut garder les échanges jusqu’à 30 jours pour détecter les abus, puis les supprime.

• Ni The Level Code ni OpenAI n’utilisent vos données pour entraîner des modèles.
• Les conversations sont supprimées automatiquement 12 mois après leur dernier message.
• Rien n’est écrit dans votre parc avant votre validation.
• L’administrateur peut couper l’assistant pour toute l’organisation ou pour certains rôles. Restent alors actives l’analyse des documents déposés par lot ou reçus par courriel, et la description des photos prises depuis le QR code.

Sauvegardes, export et suppression

La base est sauvegardée en continu avec l’outil pgBackRest, chiffrée en AES-256 (un algorithme de chiffrement standard) avant envoi vers un stockage séparé du serveur. La perte de données maximale visée est de 5 minutes. Des copies quotidiennes sont aussi gardées hors production : sur un poste d’exploitation en France, puis, chiffrées, dans un second stockage dans l’UE. Un test de restauration est programmé chaque mois.

Le propriétaire ou un administrateur peut exporter toute l’organisation à tout moment : archive ZIP avec un fichier CSV (tableur) par catégorie, documents, photos et rapports clôturés en PDF, par un lien valable 7 jours. Pas encore dans l’archive, mais fournis sur demande à contact@thelevelcode.com : relevés de compteurs, codes défaut, courriels reçus sur l’adresse de dépôt, affectations au planning, feuilles de temps et corrections, taux horaires.

À la fin de l’essai de 30 jours, l’organisation passe sur le plan gratuit (5 engins actifs, 20 utilisations de Trackary IA par mois) : vous gardez toutes vos données, rien n’est supprimé.

Seul le propriétaire peut supprimer l’organisation, avec un code reçu par courriel ; c’est annulable pendant 30 jours, puis données, documents, photos, rapports et exports sont supprimés. Une organisation sans abonnement ni activité depuis 24 mois est supprimée, après des courriels 60 puis 30 jours avant. Les copies disparaissent des sauvegardes au plus tard 7 mois après. Pour votre compte personnel, voir supprimer votre compte Trackary.

En cas de violation de données, The Level Code prévient votre organisation dans les meilleurs délais, au plus tard 48 heures après en avoir pris connaissance, et l’aide à notifier la CNIL dans les 72 heures.

Ce que nous ne promettons pas : Trackary ne revendique aucune certification de sécurité, et aucun service en ligne n’est à l’abri d’un incident. Pour exercer vos droits, écrivez à contact@thelevelcode.com ; vous pouvez aussi adresser une réclamation à la CNIL (Commission nationale de l’informatique et des libertés), 3 place de Fontenoy, 75007 Paris.