Engins de chantier · suivi
Suivi des engins de chantier : la fiche qui fait gagner du temps
Le suivi des engins de chantier consiste à noter, pour chaque machine, son compteur d’heures, ses dates d’entretien et de VGP, et son état, sur une fiche de suivi dédiée. Cette fiche peut être un simple tableau Excel ou PDF pour un petit parc, ou s’intégrer à un logiciel avec alertes automatiques dès que plusieurs personnes ou plusieurs chantiers sont concernés.
Une fiche de suivi des engins bien tenue évite les mauvaises surprises : entretien oublié, VGP dépassée, engin introuvable. Voici ce qu’elle doit contenir, un tableau Excel gratuit pour démarrer, et jusqu’où cette méthode fonctionne.
Pourquoi tenir un suivi des engins de chantier
Le suivi des engins de chantier répond à une question simple : à tout moment, savoir où se trouve chaque engin, combien d’heures il a tournées, quand a eu lieu son dernier entretien ou sa dernière VGP, et quand est prévue la prochaine échéance.
Sans ce suivi, une entreprise découvre souvent un problème trop tard : une VGP dépassée constatée lors d’un contrôle, un entretien oublié qui provoque une panne évitable, ou un engin dont plus personne ne sait exactement où il se trouve.
Ce que contient une fiche de suivi des engins
Une fiche de suivi des engins de chantier, qu’elle soit sur papier, en Excel ou dans un logiciel, repose sur les mêmes informations de base.
| Champ | À quoi il sert |
|---|---|
| N° de parc | Identifiant unique de l’engin, utilisé dans tous les documents le concernant |
| Catégorie | Type d’engin : mini-pelle, nacelle, chariot télescopique, grue mobile, etc. |
| Marque / modèle | Pour retrouver la notice constructeur et les pièces adaptées |
| N° de série | Identification officielle, utile en cas de contrôle ou de sinistre |
| Localisation | Chantier ou site où se trouve actuellement l’engin |
| Compteur d’heures | Base de calcul de l’entretien et de plusieurs contrôles |
| Date/compteur du dernier entretien | Point de départ pour calculer la prochaine échéance |
| Intervalle d’entretien | Fréquence recommandée, en heures, entre deux entretiens |
| Dernière VGP et périodicité | Date du dernier contrôle réglementaire et fréquence applicable à l’engin |
| Statut | En retard, proche de l’échéance, ou à jour |
Le tableau de suivi Excel gratuit de Trackary
Pour démarrer un suivi des engins de chantier sans logiciel, Trackary met à disposition un tableau de gestion du parc matériel au format Excel, gratuit à télécharger. Une ligne par engin y regroupe le numéro de parc, la catégorie, la marque, le modèle, le numéro de série, l’année, la localisation, le compteur d’heures, la date et le compteur du dernier entretien, l’intervalle d’entretien en heures, la prochaine échéance d’entretien calculée automatiquement, ainsi que la dernière VGP et sa périodicité, avec la prochaine VGP calculée.
Un statut coloré (en retard, moins de 30 jours, à jour) permet de repérer en un coup d’œil les engins qui demandent une action rapide, sans avoir à recalculer chaque date manuellement.
Les autres outils gratuits complémentaires
Le tableau Excel se complète bien avec des outils papier pour le terrain, également gratuits chez Trackary : un carnet d’entretien PDF pour consigner les interventions engin par engin, et des check-lists engin de chantier à imprimer avant chaque utilisation, pour vérifier les points essentiels de sécurité avant de démarrer une machine.
- Tableau de gestion du parc matériel Excel gratuit : suivi complet par engin avec échéances calculées
- Carnet d’entretien engin PDF gratuit : historique des interventions à conserver avec l’engin
- Check-lists engin de chantier : contrôle rapide avant utilisation, à imprimer
Jusqu’où va un suivi en Excel ou en PDF
Cette organisation fonctionne bien tant qu’une seule personne alimente le fichier ou les fiches papier, pour un parc de taille modeste. Elle atteint ses limites dès que plusieurs personnes doivent mettre à jour les mêmes informations : le risque de versions contradictoires augmente, et une mise à jour peut en écraser une autre sans que personne ne s’en rende compte.
Un tableau Excel n’envoie pas non plus d’alerte automatique avant une échéance : il faut penser à l’ouvrir et à vérifier les statuts. Et il n’est pas pensé pour être rempli depuis le terrain, sans réseau, avec une photo à l’appui d’une anomalie constatée.
Comment remplir le tableau de suivi au quotidien
En pratique, une ligne du tableau se met à jour à chaque changement significatif : un compteur d’heures relevé en fin de semaine, un entretien réalisé qui repousse l’échéance suivante, ou un changement de chantier pour l’engin. Il est conseillé de désigner une seule personne responsable de cette mise à jour, pour éviter que deux versions du fichier circulent en même temps.
Le statut coloré (en retard, moins de 30 jours, à jour) devient utile surtout s’il est consulté régulièrement, par exemple chaque début de semaine, plutôt que seulement au moment où une échéance est déjà dépassée.
Quand passer à un logiciel de suivi des engins
Le signal pour passer à un outil plus structuré est qualitatif plutôt qu’un seuil précis : plusieurs personnes se marchent dessus dans le même fichier, une échéance a déjà été manquée, ou le parc est réparti sur plusieurs chantiers suivis par des personnes différentes.
Trackary reprend la même logique de fiche par engin que le tableau Excel gratuit, mais y ajoute des alertes automatiques avant les échéances de VGP et d’entretien, une application mobile pour signaler une anomalie depuis le terrain avec photo et gravité, un planning des interventions avec affectation des techniciens, et un carnet d’entretien numérique partagé par toute l’équipe. Le tarif dépend du nombre d’engins suivis, avec un devis sous 24 heures ouvrées et une démonstration de 30 minutes en visio, sans engagement.
Ce que Trackary ne fait pas
Trackary ne réalise pas les VGP elle-même et ne certifie rien : ce contrôle reste effectué par un organisme agréé. Elle ne gère pas la facturation, la location ou les contrats, ne propose pas de GPS ni de géolocalisation, pas de QR code, pas de gestion de stock de pièces, et il n’existe pas de version gratuite du logiciel.
Le tableau Excel gratuit de Trackary permet de démarrer un suivi des engins ; pour aller plus loin avec des alertes et une application mobile, demandez une démo de 30 minutes en visio. Demander une démo →