Gestion de parc matériel : la méthode, étape par étape

Ce que recouvre la gestion de parc matériel

Un parc matériel regroupe les engins et appareils d’une entreprise : mini-pelles, nacelles, chariots télescopiques, grues mobiles, groupes électrogènes ou gros outillage. La gestion de parc matériel est la méthode qui permet de les suivre dans le temps, en cinq étapes : identifier, affecter, relever et entretenir, contrôler, mesurer.

Cette page décrit la méthode, quel que soit l’outil. Pour choisir un outil, voir le logiciel de gestion de parc matériel ou, pour les entreprises de chantier, le logiciel de gestion de parc matériel BTP.

Étape 1 : inventorier et identifier chaque matériel

Tout commence par une liste complète : un matériel absent de la liste n’est ni entretenu ni contrôlé. Donnez à chaque machine un numéro de parc unique, écrit sur la machine et repris dans tous les documents. Un tableau gratuit à télécharger reprend ces colonnes : gestion de parc matériel BTP sous Excel.

Étape 2 : suivre l’affectation et la disponibilité

Savoir où est une machine ne suffit pas : il faut savoir si elle est utilisable. Notez pour chaque matériel son affectation (chantier, agence, atelier, client) et son état : disponible, en service, en maintenance ou immobilisé pour une anomalie.

Une règle évite les erreurs : chaque mouvement est noté au moment où il a lieu, par une seule personne ou selon une règle commune. Voir aussi le suivi des engins de chantier.

Étape 3 : relever les heures et planifier l’entretien

Beaucoup d’entretiens se déclenchent selon les heures de fonctionnement, pas selon la date. Relevez donc le compteur de chaque machine à rythme régulier : voir le suivi des heures de fonctionnement des engins.

À partir de la notice du constructeur, fixez pour chaque famille de machines les opérations d’entretien et leur intervalle, en heures ou en mois. Ces intervalles varient d’un modèle à l’autre : suivez toujours la notice. Le Code du travail demande que les équipements soient maintenus en état de conformité, y compris au regard de la notice d’instructions (article R4322-1). La page maintenance préventive des engins explique comment passer de la notice à un planning.

Étape 4 : suivre les contrôles réglementaires, les anomalies et les documents

Certains appareils sont soumis à des vérifications générales périodiques, les VGP. Le Code du travail en pose le principe (article R4323-23) et des arrêtés fixent les appareils concernés et les périodicités. Pour les appareils de levage, l’arrêté du 1er mars 2004 prévoit une vérification tous les douze mois en règle générale, tous les six mois pour les nacelles, les chariots élévateurs, les grues mobiles et d’autres catégories, tous les trois mois pour les appareils manuels qui élèvent un poste de travail. D’autres machines, comme les engins de terrassement, relèvent de l’arrêté du 5 mars 1993.

Notez pour chaque matériel la date de la dernière VGP et celle de la prochaine : voir les périodicités de VGP. Le résultat des vérifications est consigné au registre de sécurité (article R4323-25).

Une anomalie signalée sur le terrain se suit jusqu’à sa clôture : qui l’a vue, quand, quelle gravité, quelle photo, qui la traite, quand la machine est remise en service. Gardez enfin avec chaque fiche les documents de la machine : voir les documents obligatoires d’un engin de chantier.

Étape 5 : les indicateurs utiles et comment les définir

Un indicateur est un chiffre calculé de la même façon à chaque période. Choisissez-en peu, définissez-les par écrit et ne suivez que ceux sur lesquels quelqu’un agit. Aucune valeur cible n’est universelle : elle dépend de votre activité.

Papier, Excel ou logiciel : quel outil, et la place de Trackary

Le signal pour changer d’outil est qualitatif : plusieurs personnes modifient les mêmes fichiers, une échéance a déjà été manquée, ou le parc est réparti sur plusieurs chantiers.

• Trackary propose : fiche par engin, compteurs d’heures, contrôles et échéances configurables avec alertes, anomalies avec photo et gravité, planning des interventions, application mobile pour le terrain, rapports et carnet d’entretien par engin. Trackary coûte 14 € HT par engin actif et par mois (11 € au-delà de 50 engins), utilisateurs illimités, avec 30 jours d’essai gratuit, sans carte bancaire.
• Trackary ne réalise pas les VGP et ne certifie rien : la responsabilité reste celle de l’employeur. Il ne fait pas de facturation. Il propose des étiquettes QR (fiche engin, signalement sans compte). Il ne lit pas de boîtier télématique ni de GPS : les heures se saisissent sur la fiche engin.