GMAO gratuite ou Excel : lequel choisir pour son parc ?

Excel ou Google Sheets : ça marche pour démarrer

Pour un tout petit parc, quelques engins gérés par une seule personne, un tableau Excel ou Google Sheets bien construit fait le travail. On y note l’identifiant de l’engin, la dernière date d’entretien, la prochaine échéance, le compteur d’heures. C’est gratuit, rapide à mettre en place, et tout le monde sait l’utiliser.

Trackary propose d’ailleurs un tableau de suivi VGP au format Excel, gratuit, téléchargeable et prêt à l’emploi pour ce type de suivi de départ (voir /suivi-vgp-excel).

Les limites réelles d’un fichier Excel

Un tableau fonctionne bien tant qu’une seule personne s’en occupe et que le parc reste petit. Dès que plusieurs personnes doivent le modifier, les problèmes classiques apparaissent : plusieurs versions du même fichier circulent par mail, une modification écrase celle d’un collègue, personne ne sait quelle est la version à jour.

Un fichier Excel n’envoie pas d’alerte fiable avant une échéance : il faut penser à l’ouvrir et à le regarder. Sur le terrain, un conducteur ne peut pas facilement joindre une photo d’une anomalie à une ligne de tableur, ni le consulter sans connexion. Et si la personne qui tient le fichier à jour part ou est absente, c’est souvent tout l’historique qui devient difficile à exploiter pour les autres.

• Plusieurs versions du fichier qui circulent, aucune n’étant vraiment fiable
• Pas d’alerte automatique avant une échéance importante
• Pas de photo terrain facilement rattachée à un engin
• Pas d’usage hors ligne sur un chantier sans réseau
• Une seule personne qui maîtrise vraiment le fichier

Et les GMAO gratuites trouvées en ligne ?

Il existe des GMAO gratuites, souvent des versions d’essai ou des offres limitées d’un logiciel payant : nombre d’engins plafonné, nombre d’utilisateurs restreint, certaines fonctions réservées aux versions payantes. Elles peuvent convenir pour tester le principe d’une GMAO sur un très petit parc, mais elles montrent vite leurs limites dès que le parc ou l’équipe grandit.

Excel, GMAO gratuite, GMAO métier : comparatif par critère

Voici ce que chaque solution permet, en pratique.

Les signes qu’il est temps de changer d’outil

Certains signaux indiquent qu’un tableau ou une GMAO gratuite ne suffit plus.

• Plusieurs personnes gèrent l’entretien et se marchent dessus dans le fichier
• Une échéance importante a déjà été découverte trop tard
• Le parc dépasse une dizaine d’engins répartis sur plusieurs chantiers
• Les conducteurs remontent les anomalies par SMS ou oralement, et certaines se perdent
• La personne qui tient le fichier à jour part en congés ou quitte l’entreprise, et personne d’autre ne s’y retrouve

Comment faire la transition sans tout recommencer

Passer d’un fichier Excel à une GMAO ne veut pas dire perdre l’historique déjà constitué. L’essentiel des informations utiles (liste des engins, dates d’entretien connues, échéances de VGP) peut être repris depuis le fichier existant, sans tout ressaisir à la main si l’éditeur propose un accompagnement à la mise en place.

Il est préférable de faire cette transition progressivement plutôt que d’un seul coup : commencer par les engins les plus critiques ou les plus nombreux, laisser l’équipe terrain s’habituer à l’application mobile pour signaler les anomalies, puis étendre le suivi à l’ensemble du parc une fois les premières habitudes prises.

Le cas particulier de plusieurs sites ou chantiers

Quand un parc d’engins est réparti sur plusieurs chantiers, un fichier Excel unique pose une difficulté supplémentaire : il faut souvent le faire circuler par email entre les personnes présentes sur chaque site, ou centraliser un seul fichier partagé, avec le risque que deux mises à jour se fassent en même temps sans que personne ne s’en rende compte.

Une GMAO gratuite plafonnée en nombre d’utilisateurs peut rapidement devenir insuffisante dans ce contexte multi-sites, puisque chaque chantier a besoin de son propre accès pour signaler une anomalie ou consulter l’état d’un engin en temps réel.