Registre · numérique
Peut-on tenir le registre de sécurité en numérique ?
Oui. Le Code du travail permet de tenir et de conserver le registre de sécurité et les rapports de vérification sur tout support, donc en numérique (article R4323-27). Le support doit restituer toutes les mentions obligatoires sans difficulté et sans risque d’altération, être présenté dans les mêmes conditions que le papier et conservé aussi longtemps : en général cinq ans, et au moins les deux dernières vérifications.
Attention aux homonymes : cette page ne traite pas du registre de sécurité incendie des établissements recevant du public (ERP), qui relève d’autres règles. Elle porte sur le registre du Code du travail où l’employeur consigne les vérifications de ses engins, nacelles, chariots et appareils de levage. Vue d’ensemble des périodicités, du rapport, des réserves et du registre : VGP et appareils de levage, le guide complet.
Ce que disent les textes
Aucun modèle n’est imposé. Selon l’INRS, la réglementation prévoit des mentions obligatoires mais « n’impose aucun formalisme particulier », et les registres « peuvent exister en version papier ou dématérialisée ». Les articles utiles :
| Article | Ce qu’il prévoit |
|---|---|
| R4323-25 | Le résultat des vérifications générales périodiques (VGP) est consigné sur le ou les registres de sécurité |
| R4323-26 | Vérificateur extérieur : son rapport est annexé au registre ; à défaut, le registre indique la date de la vérification, la date de remise du rapport et son lieu d’archivage |
| R4323-27 | Registre et rapports peuvent être tenus et conservés sur tout support, dans les conditions de l’article L8113-6 |
| L8113-6 et D8113-2 | Autre support, notamment informatique, admis si des garanties de contrôle équivalentes sont maintenues |
| D4711-2 | Documents datés, avec l’identité de la personne ou de l’organisme chargé de la vérification et de la personne qui l’a réalisée |
| D4711-3 | Sauf dispositions particulières : documents des cinq dernières années et, en tout état de cause, des deux dernières vérifications |
| L4711-5 | Possibilité, pas obligation, de réunir les registres distincts dans un registre unique, si cela facilite conservation et consultation |
| R4323-101 | Même règle pour les équipements de protection individuelle soumis à vérification |
Les quatre conditions d’un registre numérique
L’article D8113-2 encadre tout « support de substitution » à un registre papier. Pour un chef de parc, cela fait quatre questions :
- Toutes les mentions sont-elles là ? Pour chaque vérification : l’engin, la date, l’organisme et le vérificateur, le résultat, et le rapport (ou sa date de remise et son lieu d’archivage).
- Sont-elles lisibles sans difficulté ? Un contrôleur doit retrouver la dernière VGP d’un engin sans connaître votre outil.
- Sont-elles à l’abri de l’altération ? Gardez les rapports dans le PDF reçu, et évitez un fichier où une ligne peut être effacée sans laisser de trace.
- Le registre est-il présenté et conservé comme le papier ? Il doit être consultable pendant une visite, et pendant toute la durée de conservation.
Annexer les rapports des vérificateurs
Pour les appareils et accessoires de levage, l’arrêté du 1er mars 2004 (article 3) prévoit un rapport provisoire à la fin de la vérification, puis le rapport définitif dans les quatre semaines. Le chef d’établissement porte les résultats sans délai sur le registre ; selon la circulaire DRT 2005-04, cette mention reflète les conclusions des rapports, qui lui sont annexés.
En numérique, « annexer » revient à rattacher le PDF du rapport à la ligne de l’engin. Notez aussi la date de réception du rapport définitif et la suite donnée aux observations : selon l’INRS, les travaux de remise en état se justifient par des factures ou des annotations portées sur le rapport. Voir aussi comment lire un rapport de VGP.
Conservation et présentation : à qui, et combien de temps
D4711-3 vise les documents de vérification des cinq dernières années et, quoi qu’il arrive, ceux des deux dernières vérifications. Un registre numérique se conserve aussi longtemps que le papier (D8113-2). Dans le BTP, l’INRS rappelle que les registres de sécurité sont conservés sur le chantier ou, si c’est impossible, au siège.
Le registre et les rapports doivent pouvoir être montrés à :
| Interlocuteur | Base |
|---|---|
| Inspection du travail, pendant ses visites | L4711-3 |
| Agents de prévention de la Sécurité sociale (Carsat) | L4711-3 |
| Membres du comité social et économique (CSE) | L4711-4 ; présentation à la réunion qui suit la réception des documents (R2315-23) |
| Médecin du travail, et le cas échéant l’OPPBTP (organisme de prévention du BTP) | L4711-4 |
Passer du papier au numérique sans laisser de trou
- Listez les engins soumis à vérification, avec un identifiant unique (numéro de parc) identique à celui des rapports.
- Rassemblez pour chacun les rapports des cinq dernières années, et au minimum les deux derniers.
- Numérisez-les en PDF lisibles et rattachez chaque rapport à l’engin et à la date de vérification.
- Comparez les dates aux périodicités : une VGP manquante doit apparaître maintenant, pas le jour du contrôle.
- Notez sur le registre papier la date à partir de laquelle le suivi continue en numérique.
- Gardez le registre papier et les originaux pendant la durée de conservation : les textes cités ne disent pas qu’une copie numérisée les remplace.
- Désignez qui saisit et qui contrôle, et prévoyez un export ou une sauvegarde régulière.
Tableur ou logiciel : ce que chacun fait
Les textes n’imposent aucun outil. Un tableur bien tenu peut suffire pour un petit parc ; notre tableau de suivi VGP Excel est gratuit. Ses limites viennent avec le nombre d’engins :
| Besoin | Tableur | Logiciel de suivi |
|---|---|---|
| Liste des engins et dates de VGP | Oui | Oui |
| Rapports annexés | Liens vers des fichiers, qui cassent si un dossier bouge | PDF rangés sur la fiche de l’engin |
| Alerte avant échéance | Mise en forme à surveiller soi-même | Alertes automatiques |
| Trace des modifications | Limitée | Selon l’outil |
| Présentation à un contrôleur | Fichier à trier ou à imprimer | Dossier par engin, chantier ou parc |
Ce que Trackary fait, et ce qu’il ne fait pas
Trackary, un logiciel de suivi des VGP, affiche sur l’écran Conformité le statut de chaque engin et de chaque contrôle : À jour, À échéance, Échéance dépassée, Manquant. Le dossier de conformité produit un registre de conformité en PDF (parc, sélection, engin ou chantier), avec les procès-verbaux joints en ZIP et un lien de partage à durée limitée dont on voit s’il a été ouvert. Avec le module « Dépôt de PV par l’organisme de contrôle », masqué par défaut et à activer, l’organisme peut déposer lui-même ses rapports, que vous validez. Trackary coûte 14 € HT par engin actif et par mois (11 € au-delà de 50 engins), utilisateurs illimités, avec 30 jours d’essai gratuit, sans carte bancaire.
Trackary aide à tenir et à présenter ces informations. Il n’est pas en soi « le » registre légal, ne réalise pas les VGP, ne certifie rien et ne garantit pas la conformité : l’employeur reste responsable des mentions, des annexes et de la conservation.
Rassembler rapports, échéances et statuts de chaque engin au même endroit, puis les présenter en un dossier : essayez Trackary gratuitement pendant 30 jours. Essai gratuit ↗